Podmínky zpracování osobních údajů

v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“)

Společnost COLORS Autopůjčovna Praha s.r.o. (dále jen „Společnost“ nebo „my“), se sídlem Rohanské nábřeží 678/23, Karlín, 186 00 Praha, si uvědomuje důležitost ochrany Vašich osobních údajů a Vašeho soukromí. Zavazujeme se při nakládání s Vašimi osobními údaji v rámci poskytování našich služeb chránit a respektovat tyto hodnoty.

Níže naleznete potřebné informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů naší Společností – budete-li mít jakékoliv doplňující dotazy, napište nám.

• Definice
• Kdo je správcem Vašich osobních údajů?
• Jaké údaje zpracováváme a proč?
• Co nás opravňuje ke zpracování osobních údajů?
• Můžete zpracování osobních údajů odmítnout?
• Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?
• Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?
• Jaká máte práva?

Definice

• Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě podléhající ochraně.
• Zvláštní kategorií osobních údajů se rozumí osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, jakož i genetické údaje, biometrické údaje za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
• Osobními údaji týkajícími se rozsudků v trestních věcech a trestných činů (dále jen „údaje o rozsudcích v trestních věcech“) se rozumí osobní údaje, které lze zpracovávat pouze pod dozorem orgánu veřejné moci nebo na základě oprávnění podle práva Unie nebo členského státu poskytujícího vhodné záruky, pokud jde o práva a svobody subjektů údajů.
• Zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů (jako např. shromáždění, uložení, pozměnění, omezení, výmaz nebo zničení).
• Subjektem údajů se rozumí kterákoliv identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba. Osobní údaj identifkuje přímo či nepřímo subjekt údajů.
• Správcem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• Zpracovatelem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů jsme my, tj.:

Společnost COLORS Autopůjčovna Praha s.r.o.
IČO: 17211107
se sídlem Rohanské nábřeží 678/23, Karlín, 186 00 Praha
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp.zn. C 368310
e-mail: info@autopujcovnavpraze.com

Jaké údaje zpracováváme a proč?

Zpracováváme primárně Vaše osobní údaje, které nám sami poskytnete, a to v rámci rezervace vozidla, a při uzavření nájemní smlouvy, popř. v průběhu či po skončení nájemního vztahu v souvislosti s Vašimi dotazy, reklamacemi a stížnostmi.

Jedná se zejm. o následující osobní údaje:

• Vaše adresní a identifikační údaje (např. akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, příp. doručovací adresa, č. OP a č. řidičského průkazu, telefonní číslo, e-mail, IČO a DIČ v případě nájemců – fyzických osob),
• popisné údaje (např. číslo bankovního účtu, část čísla Vaší platební karty (poslední 4 číslice) při provádění online plateb, při užití transakce late charge údaje o platební kartě (typ, číslo, datum expirace); pozice či funkce ve firmě, podpis).

Zpracovávány jsou osobní údaje nájemců – fyzických osob. Pokud je nájemcem právnická osoba, jsou zpracovávány osobní údaje jejích zástupců/kontaktních osob dle nájemní smlouvy.

Zpracovávány jsou dále i osobní údaje třetích osob, které jsou oprávněny užívat vozidlo dle nájemní smlouvy spolu s nájemcem či za nájemce a jejichž osobní údaje nám nájemce sdělí (zejm. jméno a příjmení oprávněné osoby).

Všechny vozidla v našem vozovém parku jsou vybaveny monitorovacím systémem GPS, zpracováváme proto i informace ze sběrnice GPS o poloze a rychlosti vozu.

Na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění provozu webových stránek zpracováváme tzv. technické cookies sloužící k identifikaci návštěvníků webu. Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním dalších typů cookies (např. analytických či marketingových cookies), budeme moci zpracovávat i další osobní údaje.

Více o cookies.

Rezervace vozu, uzavření nájemní smlouvy: Zpracováváme osobní údaje, které vyplníte do rezervačního formuláře na našich webových stránkách a následně sdělíte za účelem uzavření nájemní smlouvy, příp. doplníte do souhlasu s provedením platby late charge. Tyto informace potřebujeme pro rezervaci Vámi vybraného vozu, přípravu nájemní smlouvy včetně následného předání a vrácení vozidla, komunikaci s Vámi a vystavení faktury. Zpracovávány jsou pak i informace o poloze a rychlosti vozidla získané ze sběrnice GPS.

Uvedené osobní údaje zpracováváme na základě nájemní smlouvy za účelem realizace práv a povinností dle této smlouvy, přičemž podrobné informace k poskytnutí a zpracování těchto osobních údajů jsou obsaženy přímo ve smlouvě o nájmu vozu.

Uvedené osobní údaje jsou dále zpracovávány pro účely Vašeho a/nebo našeho oprávněného zájmu na vypořádání vzájemných práv a povinností plynoucích ze smlouvy, příp. na uplatnění a vymáhání našich práv v rámci soudních/mimosoudních/vykonávacích řízení či v souvislosti s kontrolami prováděnými orgány veřejné moci.

Zpracování osobních údajů je dále nezbytné i po skončení smluvního vztahu pro plnění právní povinnosti, která je nám uložena, a to zejm. zákonem o účetnictví a daňovými předpisy.

Dotazy, reklamace, stížnosti: Zpracováváme rovněž všechny osobní údaje, které nám sami sdělíte například v rámci dotazů, reklamací, stížností či jiných podnětů, ať už prostřednictvím e-mailu, telefonicky či osobně, a to především za účelem vyřízení Vašeho dotazu, reklamace či stížnosti.

Vámi poskytnuté/předané osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu zpracovávat:

• za účelem uplatnění našich práv a právních nároků (např. v případě, že vůči nám budete mít neuhrazenou pohledávku nebo v případě soudního sporu);
• pro účely kontrol prováděných orgány veřejné moci a/nebo v rámci vedení účetnictví a plnění daňové povinnosti, abychom dostály svým zákonným povinnostem.

Obchodní sdělení: Pokud jste našimi zákazníky, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení za účelem propagace našich služeb (e-mailem nebo SMS), a to na základě našeho oprávněného zájmu.

Z odběru obchodních sdělení se můžete odhlásit e-mailem na info@autopujcovnavpraze.com.

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ale může docházet k profilování při zpracování určitých typů cookies.

Co nás opravňuje ke zpracování osobních údajů?

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na základě následujících právních titulů:

• při rezervaci vozu a následném uzavření smlouvy o nájmu vozu, pokud je zpracování nezbytné:
  (i) pro splnění nájemní smlouvy (plnění smluvního závazku a uzavření smlouvy);
  (ii) pro účely našich a/nebo Vašich oprávněných zájmů (vypořádání vzájemných práv a povinností, uplatnění a vymáhání práv ze smlouvy, v případě zpracování údajů ze sběrnice GPS náš oprávněný zájem na ochraně našeho majetku, ochraně života a zdraví a dokumentaci bezpečnostních incidentů);
  (iii) pro splnění naší právní povinnosti, a to zejména povinnosti uchovávat účetní a daňové doklady dle zákona o účetnictví a daňových předpisů, či v souvislosti s kontrolami prováděnými orgány veřejné moc;
• v rámci řešení reklamací, stížností a dotazů, pokud je zpracování nezbytné:
  (i) pro splnění smluvní povinnosti;
  (ii) pro účely našich a/nebo Vašich oprávněných zájmů (vyřízení reklamačního nároku/stížnosti, včetně mimosoudního řešení sporu, zodpovězení dotazu, vypořádání vzájemných práv a povinností);
  (iii) pro splnění naší právní povinnosti, a to zejména povinnosti uchovávat účetní a daňové doklady dle zákona o účetnictví a daňových předpisů, či v souvislosti s kontrolami prováděnými orgány veřejné moc.
• při zasílání obchodních sdělení, pokud je zpracování nezbytné:
  (i) pro účely našeho oprávněného zájmu na přímém marketingu, pokud jste naším zákazníkem a souhlas jste neodmítl(a).

Můžete zpracování osobních údajů odmítnout?

Odmítnete-li poskytnout Vaše osobní údaje potřebné pro účely rezervace vozu a uzavření nájemní smlouvy, nebudeme pravděpodobně schopni Vaši rezervaci přijmout a/nebo smlouvu o nájmu vozu s Vámi uzavřít.

Neposkytnutí osobních údajů nezbytných pro vyřízení dotazu/reklamace/stížnosti, zejm. Vaše identifikační údaje a popis dotazu, reklamace či stížnosti, povede k tomu, že nebudeme moci Váš podnět řádně prošetřit a vyřídit.

Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci, přičemž je můžeme zpřístupnit třetím osobám – zpracovatelům, které jsme zpracováním osobních údajů pověřili, příp. jiným oprávněným příjemcům (např. v případech, kdy je využití jejich profesní odbornosti pro příslušné zpracování nutné), a to zejm. poskytovatelům účetních a daňových služeb, poskytovatelům právních služeb, příslušné leasingové společnosti, pokud je vlastníkem půjčeného vozidla či poskytovatelům IT služeb a správcům webových stránek.

K osobním údajům mohou mít dále rovněž přístup pojišťovny (např. v případě vzniku pojistné události), Policie ČR a další subjekty veřejného práva při výkonu svých pravomocí.

Všechny výše uvedené subjekty jsou zavázány zákonnou či smluvní mlčenlivostí ve vztahu k osobním údajům. Všichni zpracovatelé poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření pro zajištění dostatečné úrovně zabezpečení osobních údajů.

V případě platby platební kartou nemá naše společnost přístup k údajům o Vaší platební kartě, ale pouze k části čísla Vaší platební karty (poslední 4 číslice). Tato část čísla Vaší platební karty je ukládána po určitou dobu za účelem splnění smluvní povinnosti vůči provozovatelům platebních bran. Při provádění online plateb tak údaji o Vašich platebních kartách disponuje pouze zabezpečená platební brána a příslušná bankovní instituce.

Při udělení souhlasu s provedením transakce late charge zpracováváme Vámi vyplněné údaje o platební kartě (typ, číslo, datum expirace).

Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?

Vaše osobní údaje primárně zpracováváme po celou dobu trvání našeho smluvního vztahu. Po jeho ukončení jsou u nás Vaše údaje v nezbytném rozsahu uloženy po následující 4 roky do promlčení případných nároků smluvních stran, případně po dobu do vypořádání vzájemných práv a povinností.

Osobní údaje pořízené prostřednictvím sběrnice GPS jsou zlikvidovány do 15 dní po skončení smluvního vztahu, není-li jejich další zpracování potřebné v případném soudním sporu či správním řízení.

V případě zasílání obchodních sdělení jsou Vaše osobní údaje zpracovány do doby vyslovení Vašeho nesouhlasu se zasíláním těchto obchodních sdělení. Nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení můžete vyslovit e-mailem na info@autopujcovnavpraze.com.

V případě zpracování osobních údajů v rámci řešení reklamací, stížností a dotazů jsou Vaše osobní údaje zpracovány: (i) do doby vyřízení Vašeho reklamačního nároku/stížnosti, včetně mimosoudního řešení sporu, a následně jsou u nás Vaše údaje v nezbytném rozsahu uloženy po následující 4 roky do promlčení případných nároků smluvních stran, případně po dobu do vypořádání vzájemných práv a povinností, a (ii) u dotazů do doby zodpovězení Vašeho dotazu.

Pokud nám povinnost uložit Vaše osobní údaje ukládá jiný právní předpis (např. účetní či daňové předpisy, zákon o platebním styku, zákon o některých opatřeních proti legalizaci trestné činnosti) nebo pokud u nás coby správců může v určité lhůtě proběhnout kontrola ze strany správních orgánů, při níž by dokumenty obsahující Vaše osobní údaje mohly být vyžadovány, budou Vaše osobní údaje v tomto rozsahu zpracovávány po příslušnou dobu.

Osobní údaje nebudou předávány do třetí země (mimo EU) ani mezinárodní organizaci.

Jaká máte práva?

Ve vztahu k vašich osobním údajům u nás můžete uplatnit následující práva:

• právo na informace a přístup k osobním údajům.
  Máte právo na sdělení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, máte právo na přístup k osobním údajům a k informacím o: účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemcích, době uchování osobních údajů, o Vašich právech ve vztahu ke zpracování osobních údajů, o možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, o zdroji osobních údajů, pokud nepochází od Vás a o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování a dále o vhodných zárukách v případě poskytnutí osobních údajů do třetí země. Máte rovněž právo na poskytnutí kopie osobních údajů; poskytnutím kopie nesmí být nepříznivě dotčena práva třetích osob.
• právo na opravu osobních údajů.
  Pokud zjistíte nebo se domníváte, že provádíme zpracování Vašich údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li údaje nepřesné či neúplné, můžete požádat o provedení opravy nepřesných či doplnění neúplných osobních údajů.
• právo na výmaz osobních údajů.
  Máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud jsou pro to dány důvody – zejména musí být osobní údaje vymazány, pokud nejsou pro účel, pro který byly shromážděny či zpracovávány nadále potřebné, pokud odvoláte souhlas, na jehož základě byly zpracovávány, pokud vznesete námitku a jde buď o zpracování pro účely přímého marketingu, nebo neexistují převažující závažné důvody pro zpracování osobních údajů, anebo pokud výmaz ukládá právo Unie nebo ČR.
• právo na omezení zpracování osobních údajů.
  Pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů (na dobu potřebnou k ověření přesnosti) či se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní anebo, že už Vaše údaje nepotřebujeme, ale Vy je naopak potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků, můžete požádat o omezení zpracování Vašich osobních údajů. Toto právo můžete rovněž uplatnit tehdy, pokud jste vznesli námitku proti zpracování Vašich osobních údajů z titulu našeho oprávněného zájmu, a to na dobu do ověření, zda nemáme převažující závažné důvody opravňující takové zpracování.
• právo na přenositelnost osobních údajů, jsou-li osobní údaje zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy.
  Máte právo na přenositelnost, tj. předání osobních údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytl/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a to Vám / Vámi určenému subjektu, je-li to technicky možné.
  
  V případě, kdy jsou Vaše osobní údaje užívány za účelem zasílání obchodních sdělení anebo pokud zpracováváme Vaše údaje pro jiný účel na základě našeho oprávněného zájmu, máte rovněž právo vznést námitku proti takovému zpracování. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely zasílání obchodních sdělení, nebudou již nadále Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány; v ostatních případech posoudíme, zda nemáme pro zpracování závažné důvody, o kterých Vás samozřejmě budeme informovat.

Výše uvedená práva mohou být uplatněna vůči naší společnosti na základě žádosti, kterou lze učinit:

a) písemně na adrese sídla společnosti: Rohanské nábřeží 678/23, Karlín, 186 00 Praha,
b) elektronicky na e-mailové adrese: info@autopujcovnavpraze.com.

Pro účely identifikace žadatele je potřeba v žádosti uvést alespoň jméno, příjmení a email (či jiný kontakt). V případě zaslání Vaší žádosti jsme oprávněni – dle zhodnocení rizika újmy, která by hrozila v případě nesprávné identifikace – ověřit Vaši totožnost i jiným způsobem (např. zasláním kontrolního e-mailu/SMS s žádostí o odpověď na e-mailovou adresu/telefonní číslo poskytnuté v nájemní smlouvě, či výzvou k doložení dalších informací o Vaší osobě).

Budete-li se domnívat, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení Nařízení, máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz).